Mahalli İdare Şirketlerinde Yevmiye Defterinin Kapanış Onayının Yaptırılma Zamanı

Mustafa YAVUZ

Gümrük ve Ticaret Uzmanı

1. GİRİŞ

Mahalli idareler (belediyeler ve il özel idareleri), kendilerine verilen görev ve hizmet alanlarında ilgili mevzuatta belirtilen usullere göre şirket kurabilmektedir. Mahalli idareler tarafından kurulan veya ortak olunan anonim ve limited şirketler, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümlerine tabi sermaye şirketleri olup, mahalli idarelerin tüzel kişiliğinden ayrı ve bağımsız özel hukuk tüzel kişileri mevcuttur. Mahalli idarelerin kurduğu veya ortak olduğu ticaret şirketlerine, kamu tüzel kişiliği kazandıran herhangi bir kanun hükmü bulunmadığı gibi, kamusal yetki ve ayrıcalıklar tanınmamıştır. Dolayısıyla, söz konusu şirketler, diğer şirketler gibi anılan Kanunda öngörülen yükümlülüklere tabidir. Bu yükümlülüklerden birisi de ticari defterlerin tutulmasıdır. Bahsi geçen defterlerde, şirketin ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunun, borç ve alacak ilişkilerinin ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticelerin açıkça görülebilir bir şekilde ortaya konulması zorunludur. 

Mahalli idare şirketleri tarafından tutulması gereken ticari defterler ise; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir. Kanun koyucu, çift defter kullanımı şeklinde tezahür eden kötü niyetli uygulamaları engellemek ve ticari defterlere olan güveni sağlamak üzere TTK’da ticari defterler için açılış ve/veya kapanış onayı (tasdiki) öngörmüştür. Mahalli idare şirketlerince tutulması zorunlu olan tüm ticari defterler açılış onayına tabidir. Kapanış onayı ise sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için kabul edilmiştir. Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar, yevmiye defterinin kapanış onayının ise izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir.

İşte bu çalışmada, mahalli idare şirketlerinde yevmiye defterinin kapanış onayının yaptırılma zamanı detaylı olarak incelenmiş ve değerlendirilmiştir.

2. GENEL HATLARIYLA YEVMİYE DEFTERİ

Mahalli idare şirketlerince tutulması gereken yevmiye defteri, ticari işletmelerde, kayda geçirilmesi icap eden işlemlerin ilgili belge ya da ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve “madde” halinde düzenli bir şekilde yazıldığı defterdir. Muhasebede ise bu defter, ticari işlemlerin belgelere dayanarak tarih sırasıyla, maddeler halinde kaydının yapıldığı defter, günlük defter şeklinde tarif edilmektedir. Yevmiye defterine yapılan her kaydın belge olarak bir dayanağı vardır. Yevmiye kaydında özellikle; madde sıra numarası, borçlu hesap, alacaklı hesap, tarih, tutar ve her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları belirtilir.

Yevmiye defteri, sayfaları müteselsil (birbirini takip eden) sıra numaralı ve ciltli olur; vergi kanunlarına uygun hareket etmek kaydıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir. Hemen belirtelim ki, yevmiye defterine muhasebe işlemleri yevmiye maddesi halinde kaydedilir. Yevmiye defterinde iki çizgi arasında yer verilen terimler yevmiye maddesini oluşturur. Yevmiye maddesine kayıt yapılırken önce borçlu hesaplar, daha sonra da alacaklı hesaplar kaydedilir. Borçlu hesapların tutarları borç sütununa, alacaklı hesapların tutarı ise alacak sütununa yazılır. Her yevmiye maddesinin altında işlemi açıklayan kısa bir not yer alır.  Ayrıca, yevmiye maddesinin borç ve alacak tutarlarının aynı (eşit) olması gerekir.

3. YEVMİYE DEFTERİNİN KAPANIŞ ONAYI

TTK’da ticari defterlerin hepsi için açılış onayı kabul edilmesine karşın, kapanış onayı sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için öngörülmüştür. O halde mahalli idare şirketlerinin yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayını yaptırması zorunludur. Bunların dışındaki diğer ticari defterler için ise böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Kapanış onayının amacı, defter sayfalarının veya satırlarının aralıklı olup olmadığını denetlemek ve böylece sonradan eski tarihli kayıt yapılmasının önüne geçmektir. Kapanış onayından sonra kural olarak defterlere herhangi bir işlem veya kayıt yapılamaz.

Öte yandan, limited şirket şeklinde kurulan mahalli idare şirketlerinde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bu kararlar için ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere anonim şirket şeklinde kurulan mahalli idare şirketlerince tutulan yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ md. 11/4). Dolayısıyla, ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutmayan limited şirket şeklinde kurulan mahalli idare şirketlerinin, bu kararları kaydettiği genel kurul toplantı ve müzakere defteri için kapanış onayı yaptırması gerekmez.

3.1. Yevmiye Defterinin Kapanış Onayının Yaptırılma Zamanı 

Mahalli idare şirketleri, yevmiye defterinin kapanış onayını izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin (limited şirket şeklinde kurulan mahalli idare şirketlerinde ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde bu defterin) kapanış onayını ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırır (TTK md. 64/3). 

Mahalli idare şirketleri için faaliyet (hesap) dönemi, esas itibariyle takvim yılıdır. Mahalli idare şirketlerinin neredeyse tamamı faaliyet dönemi olarak takvim yılını (1 Ocak-31 Aralık) belirlemektedir. Bu durumda yevmiye defterinin kapanış onayının her yıl en geç 30 Haziran tarihine kadar, 2023 yılında kullanılan yevmiye defterinin kapanış onayının ise en geç 30 Haziran 2024 mesai bitimine kadar yaptırılması zorunludur. Ancak söz konusu tarih, Pazar gününe ve dolayısıyla tatil gününe denk gelmektedir. Bu durumda, 30 Haziran 2024 günü kapanış onayı yaptırılamayacaktır. O halde, genel kurallar çerçevesinde, anılan defterin kapanış onayının yaptırılma süresi 1 Temmuz 2024 Pazartesi mesai saati sonuna kadar uzamış olmaktadır. Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının yaptırılma zamanı ise 2024 Ocak ayı sonu itibariyle dolmuştur.  

Öte yandan, mahalli idare şirketleri için takvim yılının faaliyet dönemi olarak belirlenmesi kural olmakla birlikte; takvim yılı dönemi, faaliyet ve işlemlerinin mahiyetine uygun olmayan şirketler, faaliyet dönemlerini Hazine ve Maliye Bakanlığının izniyle 12’şer aylık özel hesap dönemi olarak belli edebilir (213 sayılı Vergi Usul Kanunu -VUK- md. 174). Bu kapsamda örneğin, faaliyet dönemini 1 Ağustos-31 Temmuz olarak belirleyen bir mahalli idare şirketinin, yevmiye defterinin kapanış onayını her yıl en geç 31 Ocak tarihi mesai bitimine kadar yaptırması gerekmektedir.

3.2. Kapanış Onayının Yaptırılma Şekli 

Kapanış onayı, mahalli idare şirketinin iş yerinin, başka bir anlatımla merkezinin bulunduğu yerdeki notere yaptırılır. Bu bağlamda, notere ibraz edilen yevmiye defterindeki son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak imza ve mühür ile onaylanır. 

Bunun yanında, VUK’un 13. ve 15. maddeleri gereğince Hazine ve Maliye Bakanlığınca mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, bahse konu defterin kapanış onayı, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yaptırılabilir  (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ md. 15/2). 

Diğer taraftan, yevmiye defterinin açılış onayında, defterin kaç sayfadan oluştuğu defterin ilk sayfasına kaydedilir. Ayrıca, ciltli defterin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir. Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan mahalli idare şirketleri, bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylatır. Tasdikli yaprakların bitmesi halinde ise yeni yapraklar kullanılmaya başlanmadan önce notere onaylatılır. Keza tasdik ettirilmeyen sayfalar kayıt için kullanılamaz. Buna rağmen, bir mahalli idare şirketi, kullanıldığı yıl içinde yeni defter onayı yaptırmadan, tasdiksiz sayfalara kayıt yapılmasına devam etmişse, tasdiksiz bu sayfalara yapılan kayıtlar kanuni deftere yapılmış kayıt olarak kabul edilmez ve kapanış onayı onaysız son sayfaya değil, onaylı olan en son sayfanın altına yapılır.

3.3. Elektronik Olarak Tutulan Yevmiye Defterlerinde Kapanış Onayı

TTK’nın 64/3. maddesi ve 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği gereğince ticari defterler elektronik ortamda da tutulmaktadır. Mevcut durumda elektronik olarak tutulabilen ticari defterler, yevmiye defteri ve defteri kebirdir. Mahalli idare şirketleri de mezkûr defterleri ilgili mevzuat gereğince isteğe bağlı veya zorunlu olarak elektronik ortamda tutabilir. Nitekim 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) uyarınca 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mahalli idare şirketlerinin bu defterleri elektronik olarak tutmaları zorunludur.

Yevmiye defterinin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterin kapanışında noter onayı aranmaz (TTK md. 64/3). Ancak, söz konusu defterin hangi durumda kapanış onayının yapılmış sayılacağı, Elektronik Defter Genel Tebliğinde özel olarak tanzim edilmiştir. Buna göre bahsi geçen Tebliğin 4.3.3 paragrafında, elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınmasının açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçtiği belirtilmiştir. Bu durumda, elektronik ortamda tutulan yevmiye defterinin son ayının beratının alınmasıyla zikredilen e-defterin kapanış onayı de yapılmış olmaktadır.

Yeri gelmişken ifade edelim ki, hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-defter tutmaya başlayan mahalli idare şirketleri, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış onayı yaptırmakla yükümlüdür.

3.4. Onay Yenileme Halinde Kapanış Onayı 

Yevmiye defterinin yeterli yapraklarının bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde (hesap dönemi olarak takvim yılını kabul eden mahalli idare şirketleri Ocak ayı sonuna kadar) onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edebilir. Ancak, onay yenilemede defterin türü değiştirilemez. Onay yenilemede, yevmiye defterinin hem açılış hem de kapanış onayı birlikte yapılmış gibi olur.

Yevmiye defterinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmına, defterin kalan sayfa adedi, kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi, onay tarihi ve tasdik makamının resmi mühür ve imzasına yer verilir. Ayrıca, açılış onayında bulunması gereken hususlarda bir değişiklik olduğu takdirde bu değişiklikler de belirtilir. Diğer taraftan, onay yenileme işleminde yevmiye defterinin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine ihtiyaç bulunmamaktadır.

4. YEVMİYE DEFTERİNİN KAPANIŞ ONAYININ YAPTIRILMAMASININ NETİCELERİ

4.1. Mahalli İdare Şirketleri Hakkında İdari Para Cezası Uygulanması

TTK’nın 562/1-c maddesinde, “anılan Kanunun 64. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekli onayları yaptırmayanların 4.000 TL idari para cezasıyla cezalandırılacağı” hükme bağlanmıştır. Bu doğrultuda, fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin kapanış onayını Haziran ayının sonuna kadar yaptırmayan mahalli idare şirketleri idari para cezasıyla cezalandırılır. Bu çerçevede, anılan defterin kapanış onayı 30 Haziran 2024 (1 Temmuz 2024) tarihi mesai saati sonuna kadar notere yaptırılmadığı takdirde mahalli idare şirketleri açısından kabahat fiili işlenmiş olur. Mezkûr ceza ise mahallin en büyük mülki amiri tarafından verilir.

Öte yandan, zikredilen idari para cezası, 5326 sayılı Kabahatler Kanununun 17/7. maddesi gereğince, her yıl tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanmaktadır. Bu çerçevede, kapanış onayını yaptırmayan mahalli idare şirketleri hakkında öngörülen 4.000 TL’lik idari para cezası; 2022, 2023 ve 2024 yıllarında sırasıyla 13.949 TL, 31.096 TL ve 49.274 TL olarak uygulanır. Diğer taraftan, TTK’da yer alan idari para cezalarının muhatabının kim olduğu bu Kanunda düzenlenmemekle birlikte, Ticaret Bakanlığınca yürürlüğe konulan Ticari Defterlere İlişkin Suç ve Kabahatlerin Tespiti, Raporlanması ve Yetkili Mercilere İletilmesi Hakkında Genelgede idari para cezasının, şirket tüzel kişiliği hakkında uygulanacağı öngörülmüştür. O halde, anılan idari para cezası, ticaret şirketlerinin yönetim organı üyeleri hakkında değil, doğrudan ticaret şirketi hakkında tatbik olunur ve ceza şirket tarafından ödenir. Ancak, idari para cezası ticaret şirketi tarafından ödenmekle birlikte, şirketin bu cezadan dolayı yöneticilerine rücu etme hakkı saklıdır. Rücu kararı alma yetkisi ise şirketin genel kuruluna aittir.

Yevmiye defterinin kapanış onayını yaptırmama şeklinde vuku bulan kabahatin, idari yaptırım kararı verilinceye kadar birden çok işlenmesi halinde, idari para cezasının muhatabına bir idari para cezası verilir ve ilgili hükme göre verilecek ceza iki kat artırılır. Ancak, bu kabahatin işlenmesi suretiyle bir menfaat temin edilmesi veya zarara sebebiyet verilmesi halinde verilecek idari para cezasının miktarı bu menfaat veya zararın üç katından az olamaz (TTK md. 562/15). 

Gerekli onayları yaptırmadığı için hakkında idari para cezası uygulanan mahalli idare şirketi, kararın kendisine tebliği veya tefhimi tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde, sulh ceza hâkimliğine başvurabilir. Bu süre içinde başvurunun yapılmaması halinde idari para cezası kararı kesinleşir. Mahalli idare şirketleri, sulh ceza hâkiminin kararına karşı, kararı öğrendikleri günden itibaren iki hafta içinde itirazda bulunabilme hakkına sahiptir. İtiraz üzerine verilen karar ise kesindir (5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu md. 268, 5326 sayılı Kanun md. 28/10, 29).

Kapanış onayının yapılmamasına dair idari para cezalarına ilişkin zamanaşımı süresi üç yıldır (5326 sayılı Kanun md. 20). Bu sürenin dolması halinde kapanış onayını yaptırmayan mahalli idare şirketleri hakkında idari para cezasına karar verilemez. Zamanaşımı süresi, kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna (30 Haziran tarihi mesai bitimine) kadar yaptırılmamasıyla işlemeye başlar. 

Buna ilaveten, Türkiye Noterler Birliğinin 11.11.2015 tarihli ve 80 sayılı genel yazısında, kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış onayının, yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabileceği belirtilmiştir. Ancak, her ne kadar mahalli idare şirketine ait yevmiye defterinin kapanış onayı, aynı yılın sonuna kadar notere yaptırılabilmekte ise de bu durum, TTK’nın 562/1-c maddesinde öngörülen idari para cezası sorumluluğunu ortadan kaldırmaz, başka bir deyişle, şirket hakkında ilgili makam tarafından idari para cezası uygulanmasına engel olmaz.

4.2. Kapanış Onayı Bulunmayan Yevmiye Defteri Kayıtlarının Mahalli İdare Şirketi Aleyhine Delil Olması

6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanununun (HMK) 222/4. maddesi, “Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur.” hükmünü havidir. Anılan hüküm uyarınca kapanış onayının yapılmaması halinde yevmiye defteri, ticari davalarda mahalli idare şirketleri lehine değil, aleyhine delil olarak kabul edilmektedir. Eğer ki, yevmiye defterinin kapanış onayı, TTK’da öngörülen sürede ve usulünce yaptırılmamışsa, bu defter sahipleri lehine kanıt olma niteliğini kaybeder. Bununla beraber yevmiye defterinin kapanış onayı yaptırılmışsa mahalli idare şirketi lehine delil olabilir. 

5. SONUÇ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca mahalli idare şirketleri tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna (30 Haziran mesai bitimine) kadar notere yaptırılması zorunludur. Bu çerçevede, mahalli idare şirketlerince 2023 yılında kullanılan yevmiye defterinin kapanış onayının en geç 30 Haziran 2024, bu tarihin tatil gününe rast gelmesi nedeniyle 1 Temmuz 2024 mesai saati bitimine kadar işletme merkezinin bulunduğu yerdeki notere yaptırılması icap etmektedir. Ancak herhangi bir sorunla karşı karşıya kalınmaması için yevmiye defterinin kapanış onayının son güne bırakılmadan 2024 Haziran ayı içerisinde yapılması uygun olur. Bunun yanında, özel hesap dönemine tabi olan mahalli idare şirketleri ise bu defterin kapanış onayını izleyen faaliyet döneminin altıncı ayın sonuna kadar yaptırır.  Elektronik ortamda tutulan yevmiye defterlerinde ise bu e-defterlerin son ayının beratının alınmasıyla kapanış onayı de yapılmış olur.

Yevmiye defterinin kapanış onayını, yukarıda açıklanan süre içerisinde notere yaptırmayan mahalli idare şirketleri, 2024 yılı için 49.274 TL idari para cezasıyla tecziye edilir. Eğer ki, idari yaptırım kararı verilinceye kadar kabahatin birden çok işlenmesi halinde mahalli idare şirketine verilecek para cezası iki kat artırılır. Ayrıca, kapanış onayı bulunmayan yevmiye defteri kayıtları, ticari davalarda mahalli idare şirketi aleyhine delil olur.

KAYNAKÇA

213 sayılı Vergi Usul Kanunu (10-12.01.1961 tarihli ve 10703-10705 sayılı R.G.).

5326 sayılı Kabahatler Kanunu (31.03.2005 tarihli ve 25772 sayılı mükerrer R.G.).

6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (04.02.2011 tarihli ve 27836 sayılı R.G.).

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı R.G.).

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1) (13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı R.G.).

Ticaret Bakanlığı, Ticari Defterlere İlişkin Suç ve Kabahatlerin Tespiti, Raporlanması ve Yetkili Mercilere İletilmesi Hakkında Genelge, 2013.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ (19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı R.G.).

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No:509) (19.10.2019 tarihli ve 30923 sayılı R.G.). 

http://www.muhasebedersleri.com