Mahalli İdare Şirketlerine Ait Mali Verilerin Sayıştay’a Elektronik Ortamda Gönderilmesi

Mahalli idareler (belediyeler ve il özel idareleri), kendilerine verilen görev ve hizmet alanlarında, ilgili mevzuatta belirtilen usullere göre anonim veya limited şirket kurabilmektedir. Uygulamada mahalli idare şirketi olarak isimlendirilen bu şirketler, bağımsız bütçeli ve tüzel kişiliği haiz olmak üzere özel hukuk hükümlerine göre faaliyet göstermektedir. Mahalli idare şirketleri, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümlerine tabi olmakla birlikte, bu şirketlerin ortaklarının mahalli idareler olması ve buna bağlı olarak kamu kaynağı kullanmaları nedeniyle, kamu kurumları için geçerli olan bazı yükümlülüklere mahalli idare şirketlerinin de uyması gerekmektedir.

Mahalli idare şirketleri için geçerli olan yükümlülüklerden birisini de anılan şirketlerin mahalli idareler gibi Sayıştay denetimine tabi olması ve söz konusu şirket hesaplarının Sayıştay’a verilmesidir. Zikredilen şirketler ile Sayıştay denetimine tabi kamu idarelerince tutulan defter, kayıt, belge ve bilgilerden Sayıştay’a sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri ve yöntemi ile süresine ilişkin Usul ve Esaslar, adı geçen Kurum tarafından yeniden düzenlenerek 17 Eylül 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Bu Usul ve Esasların getirmiş olduğu en önemli yenilik ise mahalli idare şirketleri tarafından Sayıştay’a verilecek olan bilgi ve belgelerin artık elektronik ortam üzerinden online olarak zikredilen Kuruma gönderilecek olmasıdır.

İşte bu çalışmada, mahalli idare şirketlerine ait mali verilerin Sayıştay’a elektronik ortamda gönderilmesi hususu tüm yönleriyle ele alınmış ve değerlendirilmiştir.

2. MAHALLİ İDARE ŞİRKETLERİNİN SAYIŞTAY DENETİMİNE TABİ OLMASI

Sayıştay denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşları, 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 4. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılmış ve bunların arasında ‘mahalli idareler’e de yer verilmiştir. Dolayısıyla, mahalli idareler Sayıştay denetimine tabidir. Öte yandan, aynı fıkranın (b) bendinde, “(a) bendinde sayılan idarelere bağlı veya bu idarelerin kurdukları veya doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak ortak oldukları her çeşit idare, kuruluş, müessese, birlik, işletme ve şirketleri” denilmek suretiyle, mahalli idarelerin ortağı olduğu şirketler de Sayıştay denetimine tabi kılınmıştır. O halde Sayıştay, pay oranı ne olursa olsun mahalli idarelerin doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak ortak oldukları anonim ve limited şirketleri denetlemeye yetkilidir. Bu denetimin amacı ise; mahalli idarelerce anılan şirketlere sermaye olarak veya başka yöntemlerle aktarılan kamu kaynağının etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun bir şekilde kullanılıp kullanılmadığını ortaya koymaktır.

Mahalli idare şirketleri nezdinde Sayıştay denetimi, düzenlilik denetimi (mali denetim ve uygunluk denetimi) ile performans denetimi şeklinde olmaktadır. Mali denetim kapsamında, şirketlerin mali rapor ve tablolarının güvenilirliği ve doğruluğu; uygunluk denetimi kapsamında ise gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin mevzuata uygun olup olmadığı tespit edilir. Mahalli idare şirketlerinin denetlenmesi sonucunda düzenlenen raporlar TBMM’ye sunulur ve aynı zamanda Sayıştay’ın internet sitesinde yayınlanır.

3. MAHALLİ İDARE ŞİRKETLERİNCE SAYIŞTAY’A GÖNDERİLECEK BİLGİ VE BELGELER

6085 sayılı Kanunun 8. maddesinde, kamu idarelerinin hesaplarının, muhasebe yetkilileri tarafından hazırlanarak üst yöneticiler veya görevlendirdiği harcama yetkilileri ile muhasebe yetkilileri tarafından denetime hazır bekletileceği veya Sayıştay’ın bildireceği yere gönderileceği, bu hesaplara ilişkin ve mevzuatına uygun olarak tutulan defter, kayıt ve belgelerden Sayıştay’a sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri, süresi ve usullerinin Sayıştay tarafından belirleneceği hükme bağlanmıştır. Söz konusu kanuni düzenlemenin akabinde Sayıştay, kamu idare hesaplarının kendisine verilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemiş ve bu Esaslar 17.12.2011 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. 

Bahsi geçen Usul ve Esasların yürürlüğe girmesinden yaklaşık sekiz yıl sonra Sayıştay denetimine tabi kamu idarelerince tutulan defter, kayıt, belge ve bilgilerden anılan Kuruluşa sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri ve yöntemi ile süresine ilişkin esas ve usuller Sayıştay tarafından yeniden belirlenmiştir. Bu çerçevede Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar (Usul ve Esaslar) 17 Eylül 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. 

Söz konusu Usul ve Esaslarda ‘kamu idaresi’, “Kamu veya özel hukuk hükümlerine tabi olup olmadığına bakılmaksızın Sayıştay denetimine tabi tüm idare, kuruluş, müessese, birlik, işletme, bağlı ortaklık ve şirketler” olarak tanımlanmıştır. Bu bağlamda, mahalli idare şirketleri de bahsi geçen Usul ve Esasların kapsamında yer almaktadır. 

Diğer taraftan, Usul ve Esasların 5. maddesinde kamu idarelerinin ve dolayısıyla mahalli idare şirketlerinin Sayıştay’a vermesi gereken bilgiler, “hesap dönemi başında”, “aylık olarak” ve “hesap dönemi sonunda” olmak üzere üç şekilde belirlenmiştir. Ayrıca, kamu idaresi hesaplarına dâhil olan tablo, cetvel, belge ve bilgileri oluşturan verilerin neler olduğuna dair bilgiler, kamu idarelerinin özelliklerine göre farklılaştırılarak Usul ve Esasların eki olarak Sayıştay Birleşik Veri Aktarım Sisteminin (BVAS) yer aldığı https://bvas.sayistay.gov.tr adresinde (Usul ve Esasların 9. maddesi gereğince) yayımlanmıştır.

Hemen belirtelim ki, söz konusu Sistemde (BVAS), Usul ve Esaslara ilişkin dört ek yer almaktadır. Bunlar; 

• EK 1: Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile sosyal güvenlik kurumlarının gönderecekleri veriler, 

• EK 2: Mahalli idareler ve yatırım izleme koordinasyon başkanlıklarının gönderecekleri veriler, 

• EK 3: Döner sermayeli işletmelerin gönderecekleri veriler, 

• EK 4: Şirketler ve diğer kamu idarelerinin gönderecekleri verilerdir.

Bu çerçevede, mahalli idare şirketleri, EK-4’te yer alan verileri Sayıştay’a göndermekle yükümlüdür. Unutulmamalıdır ki, söz konusu verilerin gönderilmesi için ilgili mahalli idare şirketinin o yıl denetlenmesi gerekmemektedir. O halde, şirketin denetim programında olup olmadığına bakılmaksızın bahse konu verilerin Sayıştay’a her yıl gönderilmesi şarttır. Usul ve Esaslarda yer alan ayrıma ve anılan EK’e göre mahalli idare şirketleri tarafından Sayıştay’a gönderilmesi gereken veriler aşağıda incelenmiştir.

3.1. Hesap Dönemi Başında Verilecek Bilgiler

Muhasebe Birimi Bilgi Formu: Bu formda; mali yıl, mahalli idare şirketinin unvanı, kurum kodu, muhasebe birimi adı ve kodu, muhasebe yetkilisinin adı ve soyadı ile unvanı, muhasebe yetkilisinin elektronik posta adresi bilgileri yer alır.

Banka Hesapları Bilgi Formu: Söz konusu formda, mali yıl, mahalli idare şirketinin unvanı, kurum kodu, muhasebe birimi adı ve kodu, banka adları ve şirket adına açılmış bulunan banka hesap numaraları (IBAN) bilgilerine yer verilir.

3.2. Aylık Olarak Verilecek Belgeler

Birleştirilmiş Veriler Defteri: Usul ve Esasların 5/2. maddesinde aylık olarak birleştirilmiş veriler defterinin Sayıştay’a gönderileceği belirtilmiş ve 4/1-c maddesinde de birleştirilmiş veriler defteri, ‘ilgili kamu idaresinin ürettiği, yevmiye defteri, kasa defteri, büyük defter ile muhasebeleştirme belgelerinde yer alan ve anılan Usul ve Esaslara ekli tablolarda detayları belirlenen mali verileri içeren elektronik tablo veya tablolar’ şeklinde tanımlanmıştır. 

Birleştirilmiş veriler defterinde; mali yıl, mahalli idare şirketinin unvanı, vergi kimlik no, muhasebe birimi adı ve kodu, yevmiye tarihi ve numarası, hesap adı, hesap kodu, borç (TL), alacak (TL), ilgilinin adı, soyadı, TC/vergi kimlik no, banka şube adı, banka hesap numarası (IBAN), bağlı olduğu vergi dairesi, açıklama ve ekler (belge düzenleme nedeni) ile işlem tipi (açılış kaydı, dönem içi işlemler, dönem sonu işlemleri, kapanış kaydı şeklinde) bilgiler yer alır. Bahsi geçen defter, yıl başından itibaren ilgili ayın sonuna kadar bütün kayıtları içerecek şekilde düzenlenir.

3.3. Hesap Dönemi Sonunda Verilecek Defter, Mali Tablo ve Belgeler 

Mahalli idare şirketleri tacir ve aynı zamanda vergi mükellefi olmaları hasebiyle mevzuatta öngörülen mali (finansal) tabloları hazırlamakla yükümlüdür. Bağımsız denetime tabi olan mahalli idare şirketleri, aktif büyüklüklerine ve çalışan sayılarına göre finansal tablolarını, Türkiye Finansal Raporlama Standartlarına (TFRS) veya Büyük ve Orta Boy İşletmeler İçin Finansal Raporlama Standardına (BOBİ FRS) göre hazırlarlar. Bu durumda, bağımsız denetime tabi olan şirketler, mali tablolarını uygulamakta oldukları finansal raporlama esaslarında öngörülen formata uygun olarak tanzim edip Sayıştay’a gönderir. Bağımsız denetime tabi olmayan mahalli idare şirketleri ise Tek Düzen Muhasebe Sistemine (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine) göre hazırladıkları mali tabloları Sayıştay’a iletir. Bu kısa açıklamadan sonra hesap dönemi (takvim yılı) sonunda mahalli idare şirketlerince Sayıştay’a verilecek defter, mali tablo ve belgeler (geçici mizan, kesin mizan, bilanço, gelir tablosu, mali tablo dipnot ve açıklamaları ile envanter defteri) aşağıda açıklanmıştır.

Geçici mizan, bir şirkete ait bilanço ve gelir tablosu gibi finansal tablolar hazırlanırken defteri kebir hesaplarının düzeltme ve kapanış kayıtları yapılmadan önceki tutarlarına dayanılarak hazırlanan kesinleşmemiş hesap özetidir.

Kesin mizan, dönem sonu işlemleri ile ilgili yevmiye ve defteri kebir kayıtları yapılarak hesapların defteri kebir bakiyeleri, envanter sonuçlarına göre düzeltildikten sonra düzenlenen mizandır.

Bilanço, muhasebe sisteminin en önemli tablolarından birisi olan bilanço, şirketin belli bir tarihteki varlıklarını ve bu varlıkların sağlandığı kaynakları gösteren mali tablodur. Aktif ve pasif kısımlardan oluşan bilançonun aktif tarafında dönen varlıklar ve duran varlıklar nakde çevrilme hızına göre sıralanırken, pasif tarafında yer alan kaynaklar ise vadelerine göre kısa vadeli yabancı kaynaklar, uzun vadeli yabancı kaynaklar ve öz sermaye şeklinde sıralanırlar. Sayıştay’a gönderilen bilançoda, mahalli idare şirketinin cari dönem ve önceki dönem mali bilgileri birlikte yer alır. 

Gelir tablosu, şirketlerin belli bir hesap döneminde elde ettiği tüm gelirler ile aynı dönemde katlandığı tüm maliyet ve giderler ile bunların sonucunda şirketin elde ettiği dönem net kârı veya zararını gösteren tablodur. Gelir tablosu kapsam yönünden, brüt satış kârı, faaliyet kârı, net kâr veya zarar bölümü olmak üzere üç bölümden oluşur. 

Mali tablo dipnot ve açıklamaları, bilanço ve gelir tablosunda gösterilemeyen bilgilerin, bu tabloların sonunda, standartlaştırılmış özel notlar şeklinde gösterilmiş halidir. Varlık ve kaynakları ilgilendirmekle beraber bilançoda yer verilemeyen ancak karar alıcılar için ilgili ve önemli olan bilgiler bilançonun dipnotlarında açıklanır. Öte yandan, Usul ve Esasların 5/6. maddesinde, mali tablolara ilişkin dipnotların/açıklayıcı notların mezkûr Usul ve Esasların eklerinde belirtilen formatta gönderileceği hükme bağlanmıştır. Sayıştay’ın internet sayfasında yayınlanan şirketlere ilişkin ekte de mali tablo dipnot ve açıklamalarının PDF formatında Sayıştay’a gönderileceği ve dosya boyutunun en fazla 50 MB olması gerektiği ifade edilmiştir.

Envanter defteri, mahalli idare şirketinin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ticari defterdir. İfade etmek gerekir ki, mahalli idare şirketlerinde idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ve idare taşınır mal yönetim hesabı icmal cetveli tutulmadığı için bunların yerine envanter defteri Sayıştay’a gönderilir. 

4. MAHALLİ İDARE ŞİRKETLERİNE AİT MALİ VERİLERİN SAYIŞTAY’A GÖNDERİLME USULÜ VE SÜRESİ

Öncelikle belirtelim ki, bir önceki bölümde açıklanan mahalli idare şirketlerine ait defter, mali tablo, belge ve bilgiler Sayıştay Başkanlığına verilir. Ancak, istenmesi halinde söz konusu bilgi ve belgelerin onaylı bir örneğinin, ilgili Sayıştay denetçisine verilmesi zorunludur.

Diğer taraftan, hesap dönemi başında verilecek bilgiler (muhasebe birimi bilgi formu ve banka hesapları bilgi formu) ocak ayı sonuna kadar Sayıştay’a gönderilir. Bu bilgilerde yapılacak değişiklikler de en geç bir ay içinde anılan Kuruma bildirilir. Her ay gönderilmesi gereken birleştirilmiş veriler defteri ise takip eden ayın sonuna kadar gönderilir. Bunların yanında, hesap dönemi sonunda verilmesi gereken defter, mali tablo ve belgelerden geçici mizan, kesin mizan ve envanter defteri, ilgili mali yılı takip eden ocak ayının sonuna kadar; mali tablolar (bilanço, gelir tablosu, mali tablo dipnot ve açıklamaları) ise nisan ayının sonuna kadar Sayıştay’a gönderilir.

Öte yandan, birden fazla muhasebe biriminde muhasebeleştirilen mahalli idare şirketlerine ait hesaplar birleştirilerek verilir. Şirket hesaplarını Sayıştay’a verme sorumluluğu ise yönetim organı (anonim şirketlerde yönetim kurulu, limited şirketlerde müdür/müdürler kurulu) ile muhasebe yetkilisine aittir. Bunlara ilaveten, şirketler tarafından Sayıştay’a verilmesi gereken defter, mali tablo, belge ve bilgiler, belirlenmiş formatta (UTF8 kodlaması ile CSV formatında) ve tabi olduğu mevzuata göre yetkili ve sorumlu olanlar tarafından elektronik olarak imzalanarak web üzerinden veri transferi sağlamak üzere kullanılan web portal yazılımı (BVAS portalı) aracılığıyla Sayıştay’a gönderilir (Usul ve Esaslar md. 7). Hemen belirtelim ki, zikredilen portalın kullanımına ilişkin Sayıştay tarafından “Birleşik Veri Aktarım Sistemi Kullanım Kılavuzu” hazırlanmış ve bu Kılavuz Kurumun internet sayfasında yayınlanmıştır.

Sayıştay’a gönderilecek bilgi ve belgelerin elektronik imzayla imzalanması kural olmakla birlikte, mahalli idare şirketi hesabını oluşturan ve elektronik ortamda üretilen mali tablolar ile diğer defter, belge ve bilgilere ilişkin verilerin elektronik ortamda imzalanarak verilmesini temin edecek teknik altyapı ve/veya yazılım kullanıma açılana kadar, söz konusu veriler elektronik veri transfer yöntemleriyle, elektronik imzaya ilişkin hükümler uygulanmadan Sayıştay’a gönderilir. Bu durumda, mahalli idare şirketlerince, yevmiye defterinin kapanış kayıtlarını içeren son sayfa ile mali tablo, belge ve bilgilerin imzalı ve mühürlü olarak ayrıca gönderilmesi gerekmektedir (Usul ve Esaslar geçici md. 1)

Son olarak, ilgili hesaba ilişkin olmakla birlikte, bir önceki bölümde sayılanlar dışında kalan ve Sayıştay veya ilgili denetçi tarafından istenen belge ve bilgiler, belirlenen yöntem ve süre içinde verilir veya gönderilir. Mahalli idare şirketleri, Sayıştay veya ilgili denetçi tarafından talep edildiğinde, mali işlemlerine ilişkin verilere erişim imkânı sağlamakla yükümlüdür.

5. SONUÇ

6085 sayılı Sayıştay Kanunu uyarınca mahalli idarelerin kurduğu veya doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak ortak olduğu anonim ve limited şirketler, pay oranına bakılmaksızın Sayıştay denetimine tabidir. Bu denetim kapsamında mahalli idare şirketlerinin hesap ve işlemleri Sayıştay tarafından denetlenir ve denetim sonucunda düzenlenen raporlar Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulur.

Anılan Kanun ve bu Kanuna istinaden yürürlüğe konulan Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslara göre Sayıştay tarafından belirlenen mahalli idare şirketlerine ait defter, kayıt, belge ve bilgilerin her yıl elektronik ortamda adı geçen Kuruma gönderilmesi zorunludur. Bu kapsamda, anılan şirketlerde muhasebe birimi bilgi formu ve banka hesapları bilgi formu her yıl ocak ayı sonuna kadar, birleştirilmiş veriler defteri her ay takip eden ayın sonuna kadar, geçici mizan, kesin mizan ve envanter defteri her yıl ocak ayının sonuna kadar ve bilanço, gelir tablosu, mali tablo dipnot ve açıklamaları da her yıl nisan ayının sonuna kadar Birleşik Veri Aktarım Sistemi (BVAS) üzerinden Sayıştay’a gönderilir.

Söz konusu defter, kayıt, belge ve bilgileri zamanında ve tam olarak Sayıştay’a vermeyen mahalli idare şirketinin yetkilileri ise hukuki, idari ve/veya mali sorumlulukla karşı karşıya kalabilir. 

KAYNAKÇA

6085 sayılı Sayıştay Kanunu (19.12.2010 tarihli ve 27790 sayılı R.G.).

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı R.G.).

(Mülga) Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar (17.12.2011 tarihli ve 28145 sayılı R.G.).

(Yeni) Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar (17.09.2020 tarihli ve 31247 sayılı R.G.).

Yavuz, Mustafa, Mahalli idare şirketlerinin Finansal Tablolarını BOBİ FRS’ye Göre Düzenleme Yükümlülüğü, Mahalli İdareler Dergisi, Yıl:7, Sayı: 76, Nisan 2019.

Yavuz, Mustafa, Mahalli İdare Şirketlerinin Mali Kaynakları İçin Kamu Bankalarını Kullanma Zorunluluğu, Mahalli İdareler Dergisi, Yıl: 5, Sayı: 50, Şubat 2017.

https://bvas.sayistay.gov.tr

Mustafa YAVUZ

Gümrük ve Ticaret Uzmanı